Administrowanie wspólnotami mieszkaniowymi
Administrujemy zarówno wspólnotami mieszkaniowymi typowo mieszkalnymi jak i prestiżowymi inwestycjami usługowo-mieszkalnymi oraz luksusowymi apartamentowcami usytuowanymi od Półwyspu Helskiego przez Trójmiasto aż po Mierzeję Wiślaną. Mnogość i różnorodność budynków z którymi współpracujemy dała nam unikalne na trójmiejskim rynku doświadczenie w zarządzaniu, administrowaniu, konserwacji i eksploatacji nieruchomości i jej infrastruktury.
W celu dopasowania sposobów rozliczania do indywidualnych wymogów Mieszkańców, wdrożyliśmy profesjonalny system obsługi nieruchomości MMSoft LOKALE, który dodatkowo umożliwia mieszkańcom przeglądanie online wszystkich rozliczeń i sald.
Niezależnie od systemu MMSoft LOKALE nasi analitycy opracowują dowolne schematy rozliczeń oraz analizy danych o różnym stopniu szczegółowości.
W swojej pracy ze Wspólnotami Mieszkaniowymi opieramy się na
- uczciwości i szacunku do wszystkich Mieszkańców i Właścicieli,
- najwyższej staranności przy obsłudze członków Wspólnoty i współpracy z jej Zarządem, dostępie do pełnej informacji o podejmowanych działaniach na rzecz Wspólnoty,
- doświadczeniu i znajomości zagadnień związanych z użytkowanym obiektem, a w szczególności zapobieganiu jego niszczeniu i ograniczaniu kosztów jego eksploatacji,
- wysokiej dbałości o stan estetyczny i techniczny budynku oraz znajdujących się w nim wyposażenia technicznego, instalacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- objęciu troską nie tylko budynku ale również jego otoczenia, aranżacji terenów zielonych, placów zabaw dla dzieci, organizacji ochrony mieszkańców i ich mienia,
- solidnie prowadzonych finansach Wspólnoty w oparciu o rachunek ekonomiczny i racjonalne nimi gospodarowanie,
- rzetelnie wykonywanych rozliczeniach Właścicieli lokali we Wspólnocie i optymalizacji kosztów utrzymania nieruchomości,
- znajomości obowiązujących przepisów , rozporządzeń, prawa budowlanego, cywilnego i administracyjnego,
- pełnej odpowiedzialności za cały zakres wykonywanych prac.
Kompleksowa obsługi administracyjnej Wspólnoty Mieszkaniowej składa się z następującego zakresu
Organizacja Wspólnoty i przejęcie nieruchomości od Dewelopera lub poprzedniego administratora:
- przygotowanie niezbędnych uchwał do zawiązania Wspólnoty Mieszkaniowej,
- wystąpienie do właściwych urzędów o nadanie REGON, NIP,
- wystąpienie do stosownych urzędów i instytucji z informacją o sposobie administrowania,
- założenie rachunku bankowego dla Wspólnoty,
- przejęcie nieruchomości wspólnej od poprzedników,
- przejęcie wszystkich umów zawartych na dostawę mediów i inne usługi,
- zawarcie nowych niezbędnych porozumień do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości,
- przejęcie i archiwizacja całej dotychczasowej dokumentacji wspólnoty ( technicznej, prawnej ),
- kalkulacja zaliczek na pokrycie kosztów na utrzymanie nieruchomości i ubezpieczenia.
Prowadzenie księgowości i obsługi administracyjnej
- prowadzenie ksiąg finansowych zgodnie z Ustawą o Własności Lokali,
- obsługa rachunku bankowego,
- rozliczenia podatkowe Wspólnoty,
- naliczanie wymiarów opłat,
- rozliczanie indywidualne Z.W., C.W., C.O., i innych mediów w terminach uzgodnionych z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej (miesięcznie, kwartalnie, półrocznie lub rocznie),
- archiwizacji odczytów wskazań urządzeń pomiarowych indywidualnych,
- dokonywania odczytu liczników głównych oraz administracyjnych zgodnie z określonym harmonogramem,
- udostępnienie Właścicielom online indywidualnych rozliczeń ze Wspólnotą wg zasad określonych w programie MMSOFT LOKALE,
- sporządzanie sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej,
- przygotowanie materiałów źródłowych, niezbędnych do opracowania Planu Gospodarczego związanego z ustaleniem zaliczki na pokrycie kosztów eksploatacji oraz fundusz remontowy na rok następny,
- ewidencja lokali, ich Właścicieli i danych teleadresowych na podstawie przekazanych dokumentów,
- przygotowywanie ofert na ubezpieczenie mienia i OC Wspólnoty Mieszkaniowej,
- zwoływanie zebrań, przygotowywanie projektów uchwał,
- windykacja przedprocesowa należności Wspólnoty Mieszkaniowej,
- analiza kosztów utrzymania nieruchomości i podejmowanie działań mających na celu ich ograniczenie.
Nadzór i realizacja umów w imieniu Wspólnoty z firmami zapewniającymi
- dostawę zimnej wody i odprowadzania ścieków,
- dostawę ciepła dla potrzeb ogrzewania, c.w.
- dostawę energii elektrycznej,
- wywóz nieczystości stałych,
- konserwację wind, bram wjazdowych, domofonów i wideodomofonów, stolarki wewnętrznej, zewnętrznej i drzwi p.poż.,
- usługi sprzątania i utrzymania terenów zielonych,
- ochronę obiektu lub monitoring,
- serwis konserwację wszystkich systemów i instalacji w które wyposażony jest budynek (nawadnianie, wentylacja, p.poż, oddymianie, stacje uzdatniania wody, wymiennikownie, zasilanie rezerwowe itd.),
- inne usługi niezbędne do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości.
Prowadzenie wymaganej przez Prawo Budowlane dokumentacji technicznej, w tym:
- Książki Obiektu Budowlanego,
- Teczki przeglądów elementów obiektu.
Bieżące prowadzenie dokumentacji budynku oraz typowanie i zlecanie niezbędnych czynności w zakresie przestrzegania obowiązujących przepisów Prawa Budowlanego i innych zaleceń branżowych dotyczących:
- stanu technicznego budynku,
- systemu grzewczego i zaopatrzenia w wodę
- instalacji elektrycznej, odgromowej i zasilania awaryjnego,
- wentylacji,
- systemu p.poż, oddymiania,
- systemu monitoringu, dostępu,
- pozostałych urządzeń podlegających dozorowi lub innym wymogom branżowym.
Weryfikacja harmonogramu przeglądów okresowych budynku, instalacji i urządzeń oraz sprawowanie nadzoru nad jego przestrzeganiem.
Przekazywanie do akceptacji Zarządu zakresu prac niezbędnych do wykonania w celu prawidłowego funkcjonowania nieruchomości.
Zapewnienie właściwej eksploatacji obiektu w zakresie:
- podejmowania doraźnych środków niezbędnych dla ochrony Mieszkańców przed niebezpiecznymi dla życia i mienia skutkami uszkodzeń lub wadliwego działania urządzeń polegających na unieruchomieniu urządzenia np. zabezpieczeniu wycieku wody, itp.,
- powiadamiania Mieszkańców o przerwach w dostawie mediów i pracy urządzeń spowodowanych pracami planowanymi lub awarią i jej usuwaniem,
- wywieszania na tablicach informacyjnych adresów i telefonów do służb odpowiedzialnych za usuwanie awarii.